Quando si entra in aziende che lavorano in modo agile – o per meglio dire lean – balzano subito all’occhio delle grosse lavagne ricoperte di foglietti. Quelle lavagne non fanno solo “figo”, ma rappresentano l’appiattimento delle gerarchie e la distribuzione dell’informazione in basso perché servono, tra le altre cose, a fare in modo che tutti possano sapere in ogni momento cosa si sta facendo in azienda e chi lo sta facendo.
Chiaramente nelle organizzazioni aziendali classiche, piramidali e spesso monolitiche, chi ha la “fortuna” di stare in alto non ha interesse a far sapere ai sottoposti più dello stretto necessario allo svolgimento del loro lavoro, e queste lavagne si vedono solo raramente per qualche iniziativa estemporanea del singolo. Eppure anche se si è l’ultima ruota del carro una lavagna di questo tipo può essere molto utile.
Inoltre la storia ci dice che a un certo punto anche una cività apparentemente eterna come quella dell’Antico Egitto si è sfaldata ed è stata sostituita da altre, quindi meglio prepararsi.

Kanban, sempre con questi nomi inglesi

No, niente inglese per una volta. Kanban è un termine giapponese ed è diventato celebre principalmente grazie alla Toyota e al loro sistema di gestione della produzione Just in time. Dovrebbe bastare questo per capire che lo strumento è tutt’altro che appannaggio del mondo dello sviluppo software e che può essere utilizzato in tutti quei contesti dove non si è soddisfatti dei tempi e dei modi in cui determinate operazioni vengono svolte.

Perché si usa una Kanban board

Come già anticipato questo strumento – specialmente se attaccato a un muro – ha il potere di far fluire l’informazione all’interno dell’azienda, migliorando anche la collaborazione tra le varie parti.
Se usata nel modo opportuno si riesce inoltre a valutare a colpo d’occhio il lavoro in attesa di essere svolto, quello in fase di lavorazione, e come si distribuiscono i compiti i vari collaboratori. Il WIP (Work In Process) non deve essere eccessivo in relazione al numero di persone al lavoro, e una Kanban può aiutare a tenerlo abbastanza alto da mantenere sostenuta la produzione, ma non troppo da inficiarne l’efficienza.

Se poi si vuole fare un lavoro con i fiocchi e si inserisce in ogni foglietto la data di inserimento nel backlog (data di richiesta), la data di inizio lavorazione e quella di fine lavorazione, è possibile calcolare per ciascuna attività il cycle time (tempo di lavorazione) e il lead time (il tempo intercorso tra la richiesta e la consegna), e con questi dati ottenere delle preziose metriche del lavoro svolto (tempi di lavorazione medi, tempi di consegna medi e così via), metriche utilissime per individuare colli di bottiglia e per cercare di migliorare il funzionamento aziendale.

Tangibile o no

Le scuole di pensiero sono diverse – come sempre – e qualcuno è convinto che nell’era digitale tutto debba essere fatto di bit. Com’è naturale ogni soluzione ha le sue peculiarità e i suoi punti di forza, tutto sta valutare i pro e i contro e scegliere di conseguenza.

Lavagna digitale

Ci sono svariati servizi web, a pagamento o non, che permettono di creare la propria Kanban board (o qualcosa di molto simile) e di condividerla con la propria squadra. I vantaggi principali di affidarsi al digitale risiedono nel poter avere accesso alla propria lavagna ovunque ci si trovi, e di poterla condividere con chi si vuole. Si può gestire una profilazione in base alla quale diversificare i permessi di accesso, e avere a disposizione delle metriche sempre aggiornate. Inoltre a seconda del servizio scelto si potrebbe anche pensare di mettere in piedi integrazioni con altri strumenti per gestire i propri progetti nel modo più automatico possibile.
Lo strumento principe in questo momento è sicuramente Trello, ma l’offerta è enorme e ci sono anche soluzioni gratuite e open-source come Kanbanik.

Lavagna reale

Occupa spazio a parete e bisogna attrezzarsi del materiale necessario, scegliendo tra lavagne magnetiche o non, o semplici rotoli di carta. Fatto “l’investimento” iniziale bisogna poi continuare a spendere per post-it e/o pennarelli.
Se prendiamo questa strada scordiamoci integrazioni varie, profilazione degli accessi, calcolo automatico delle metriche, accesso remoto e tutto ciò che è prerogativa del digitale. Eppure per molti è ancora questa la strada da preferire, perché una lavagna fisica è sempre sotto i nostri occhi ed è più piacevole da manutenere. E cosa da non sottovalutare fa anche design.

La mia soluzione

Ciascuno ha le proprie esigenze, io per quanto mi riguarda ho optato per una lavagna metallica Nobo senza cornice, una soluzione che mi da la possibilità di estendere eventualmente la dimensione della mia lavagna, e per evitare che i foglietti cadano ogni due minuti (e non usare nastri adesivi) mi sono attrezzato con tanti piccoli magnetini.

Ho diviso la superficie orizzontalmente per progetti, e verticalmente per “livelli del software”, ciascun livello con le proprie aree todo e done. Non ho lasciato uno spazio per le attività doing perché per marcare le attività in corso uso semplicemente dei magneti più grandi e colorati.
Essendo la mia “Kanban personale” e lavorando quasi completamente da solo non ho bisogno di altro, ma se anche si volessero gestire le “identità” di coloro che sono al lavoro su un determinato compito basterebbe diversificare i magneti, associando a ciascuno un colore diverso (o meglio ancora degli avatar). Il massimo numero di attività svolte da un soggetto in un determinato momento è limitato dal numero di magneti assegnati a costui; generalmente due-tre magneti sono sufficienti, perché un parallelismo più alto sarebbe deleterio e significherebbe che alcune di queste attività sono in realtà ferme.
La priorità è identificata dal colore del foglietto, gialla per le cose a priorità bassa, rosso per quelle che devono essere fatte con maggior urgenza. La priorità del backlog è data dall’ordine dei foglietti all’interno dell’area todo.
La lavagna è piccola (70 x 35 cm), ho usato quindi dei post-it più piccoli.
Eventuali informazioni aggiuntive, come ad esempio la versione del software rilasciata al cliente, le aggiungo con il pennarello in aree determinate.

I limiti della mia lavagna

Nella mia Kanban non è chiara la priorità “generale” dell’attività, perché le priorità sono evidenti solo all’interno di ciascun progetto.
Quando dovrò iniziare a lavorare a qualche altro progetto non avrò più spazio, dovrò quindi fare un sacco di spostamenti (ma potrei in teoria comprare altre due lavagne). Inoltre se un cliente si incavola e un’attività diventa urgente dovrei riscrivere l’attività su un nuovo foglietto di colore diverso.
Lo spazio su ciascun foglietto è poco, quindi non ho prestato molta attenzione alle date di inserimento nel backlog, di inizio attività e fine attività. Inoltre ho dovuto scrivere abbastanza piccolo e la mia calligrafia non è il massimo (eufemismo), quindi i coraggiosi che volessero leggere le attività potrebbero avere qualche problema.
Il punto è che a me non interessa poi tanto valutare i tempi, quanto avere sempre a disposizione una “fotografia” del mio lavoro vicino alla mia scrivania, così che chiunque voglia sapere cosa sto facendo (anche in mia assenza) possa vederlo velocemente con i suoi occhi (me compreso).

Conclusioni

Come consigliato una sera dal coach agile Stefano Leli, la Kanban va introdotta anche senza permesso dei superiori perché è uno strumento virale, che colpisce e cattura l’attenzione di chiunque la veda.
Mantenerla non richiede più del tempo che fa guadagnare, e anche se dovrebbe servire a coordinare un gruppo di persone può essere molto utile anche a chi lavora per proprio conto.

Io ne ho anche una attaccata dietro la porta della mia camera, con cui voglio cercare di mantenere bilanciato il tempo che dedico allo svago, alla formazione personale e alle attività domestiche. Ma questa è un’altra storia.

L’importante è capire che “Lo scopo di Kanban è quello di eliminare Kanban” (Mike Rother).